Xebia

Cabinet
de conseil IT

Assemblée nationale, Paris

Politique de confidentialité de XEBIAComment vos données personnelles sont collectées, conservées et traitées par la société XEBIA en sa qualité de responsable de traitement ?

  • Préambule

Consciente de la nécessité d’assurer la confidentialité des données personnelles, la société XEBIA IT ARCHITECTS a souhaité formaliser les engagements qu’elle entend prendre vis-à-vis de la protection des données à caractère personnel en adoptant la présente politique de confidentialité (ci-après la “Politique”).

La présente Politique de confidentialité s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par XEBIA, lorsqu’elle agit en qualité de responsable de traitement, et le cas échéant lorsqu’elle agit en qualité de sous-traitant .

Cette Politique explique de quelle manière nous utilisons ces données, avec qui nous sommes susceptibles de les partager, quels sont les droits des titulaires de données à caractère personnel et quelles mesures nous prenons pour nous assurer de leur confidentialité et de leur sécurité.

Certains des liens présents sur nos sites internet et applications peuvent vous rediriger vers des sites internet n'appartenant pas à XEBIA. Ceux-ci sont dotés de leur propre politique ou charte de confidentialité ou de protection des données, et qui peuvent différer sensiblement de la présente Politique. Il vous appartient en conséquence d’en prendre connaissance, de les comprendre et le cas échéant d’en accepter/refuser les termes et conditions.

Nous sommes également susceptibles d'inclure sur nos sites internet et applications des applications informatiques émanant de tiers, qui vous permettent de partager des contenus avec d'autres personnes ou de faire connaître à ces autres personnes votre consultation ou votre opinion concernant un contenu de nos sites et/ ou s et/ ou applications. Tel est notamment le cas des boutons "Partager", "J'aime", issus de réseaux sociaux tels que "Facebook", "Twitter", LinkedIn", etc. Le réseau social fournissant un tel bouton applicatif est susceptible de vous identifier grâce à ce bouton, même si vous n'avez pas utilisé ce bouton lors de votre consultation de nos sites internet et applications . En effet, ce type de bouton applicatif peut permettre au réseau social concerné de suivre votre navigation sur nos sites internet et applications, du seul fait que votre compte au réseau social concerné était activé sur votre terminal (session ouverte) durant votre navigation sur nos sites internet et applications.

Nous n'avons aucun contrôle sur le processus employé par les réseaux sociaux pour collecter des informations relatives à votre navigation sur nos sites internet et applications nos sites internet et applications et associées aux données personnelles dont ils disposent. Nous vous invitons à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d'utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu'ils peuvent recueillir grâce à ces boutons applicatifs. Ces politiques de protection doivent notamment vous permettre d'exercer vos choix et droits auprès de ces réseaux sociaux, notamment en paramétrant vos comptes d'utilisation de chacun de ces réseaux.

  • Présentation du responsable de traitement

XEBIA IT ARCHITECTS

  • Société par actions simplifiée au capital de 71.156,18 Euros
  • Siège social : 4, place de la Défense - La Défense 4 – 92974 Paris La Défense Cedex
  • Siège administratif et adresse de correspondance : 156, boulevard Haussmann - 75008 – Paris
  • Inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le n°479 994 147
  • Numéro de TVA intracommunautaire : FR 90 479 994 147
  • Représentée par Monsieur Luc LEGARDEUR, en sa qualité de représentant légal de la SARL QWYLE, laquelle exerce le mandat de Président.
  • Tel : 01 53 89 99 99 - Fax : 01 53 89 99 97
  • www.xebia.fr
  • Courriel du Délégué à Protection des Données (DPO) : dpo@xebia.fr
  • Courriel du service marketing : marketing@xebia.fr
  • Ci-avant et ci-après « XEBIA »
  • Quelles sont les données à caractère personnel que XEBIA collecte ?

Les données que nous collectons ou détenons à votre égard peuvent provenir de diverses sources. Certaines ont été collectées directement auprès de vous, ou de votre entreprise, d’autres peuvent avoir été collectées dans le respect de la réglementation applicable, dans le passé. Toujours dans le cadre de la réglementation applicable, nous pouvons également collecter des informations vous concernant lorsque vous échangez avec nous, par exemple lorsque vous visitez nos sites internet ou que vous utilisez nos applications mobiles, lorsque vous nous appelez, lorsque vous nous rendez visite dans nos locaux ou participez à certains événements que nous organisons (meetup, conférences, réunions, etc. ), lorsque vous participez à des jeux concours que nous organisons, ou lorsque vous utilisez certains réseaux sociaux (Twitter, facebook, linkedin,etc.). Certaines données peuvent le cas échéant provenir de sources accessibles au public (par exemple de la presse et des sites Internet ou des applications de toutes natures dont les réseaux sociaux) ou auprès de sociétés externes.

Les données que vous nous fournissez peuvent par exemple concerner :

  • des informations relatives à votre identité telles votre nom, prénom, genre ;
  • vos coordonnées personnelles et/ou professionnelles telles que votre adresse postale, adresse de messagerie électronique, numéros de téléphone ;
  • des informations que vous nous fournissez en remplissant des formulaires ou en communiquant avec nous, que ce soit par téléphone, par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication en ligne (les messageries instantanées, les communications sur les réseaux sociaux ou tout autre type d’échanges et de communications) ou en répondant à des questionnaires ou des enquêtes de satisfaction;
  • des informations liées à votre géolocalisation. Ces données seront utilisées d'une part pour adapter nos contenus et services à vos besoins, nous permettre d'exécuter nos obligations professionnelles et d'autre part pour réaliser des statistiques d'utilisation de nos services afin de les rendre plus pertinents;
  • toute information de nature commerciale ou technique, telle que les détails des produits ou services dont vous bénéficiez ;
  • les données de connexion et de navigation recueillies grâce aux cookies. Nous utilisons des « cookies » et des technologies similaires sur nos sites internet, nos applications et dans les messages électroniques afin de vous reconnaître, nous souvenir de vos préférences et vous présenter un contenu susceptible de vous intéresser. Consultez notre politique de cookies en cliquant sur le lien figurant en fin de Politique pour avoir plus de détails sur la façon dont nous utilisons les cookies ;
  • les informations liées à votre connexion à un réseau WIFI mis à votre disposition par XEBIA en votre qualité de visiteur ;
  • des informations liées aux applications mobiles développées par XEBIA , notamment dans le cadre de nos événements, etc;
  • toutes informations dont nous avons besoin pour répondre à nos obligations légales et réglementaires.

Les données que nous obtenons d'autres sources peuvent notamment comprendre :

  • des données en provenance de nos partenaires et sous-traitants, notamment lorsque nous sous-traitons les opérations de billetterie des événements que nous organisons ou co-organisons;
  • des données en provenance de votre entreprise (noms, prénoms, coordonnées téléphoniques et électroniques, poste, qualifications. Etc.);
  • des informations de communication (par exemple, informations contenues dans les messages électroniques, informations de tiers, informations de tchat, messages instantanés, informations médias, litiges et parties prenantes et transcriptions ou procès-verbaux) ;
  • des enregistrements audio-vidéos dans le cadre de la vidéosurveillance de nos locaux et/ou de la participation à des événements que nous organisons.
  • Que faisons-nous avec vos données personnelles ?

L’accès à nos sites internet ne nécessitent pas la fourniture de données personnelles. Cependant, et en fonction des pages visitées, vous pourrez être amené à devoir transmettre des données personnelles, notamment en remplissant des formulaires dédiés à certains thèmes (recrutement, avis sur les blogs et forums de discussion, inscription à des événements, téléchargement de documentations, etc.).

Le caractère obligatoire ou facultatif des informations demandées vous sera signalé par un astérisque de couleur lors de la collecte. Les données personnelles obligatoires sont celles strictement nécessaires au traitement ou à vos demandes ; les données personnelles facultatives collectées sont destinées à mieux vous connaître et ainsi améliorer votre expérience de navigation/utilisation sur nos sites internet et applications.

XEBIA traitera les données à caractère personnel vous concernant notamment dans les cas suivants :

  • vous avez, sans équivoque, donné votre consentement,
  • le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie, ou à l'exécution de mesures préalable à la conclusion d'un contrat,
  • le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle XEBIA est soumise
  • le traitement est nécessaire à des fins d'intérêts légitimes poursuivies par XEBIA, à moins que l'intérêt des droits et libertés fondamentaux de l'utilisateur, et notamment eu égard à la vie privée, ne prévalent sur lesdits intérêts légitimes.

Outre la navigation/utilisation sur nos sites internet et applications, vos données à caractère personnel peuvent être recueillies et enregistrées dans les bases de données sécurisées de XEBIA, et faire l'objet de traitements informatisés afin de permettre la réalisation des opérations suivantes :

  • Adresser des newsletters, sollicitations et autres messages promotionnels sur nos produits, services, formations et autres événements que nous proposons, ainsi que ceux de nos partenaires. Si vous y consentez, nous sommes susceptibles de vous envoyer des messages commerciaux (message électronique, SMS, téléphone, messagerie sécurisée, réseaux sociaux) contenant des informations sur nos produits et services ou ceux de tiers.

Vous disposerez d’une page sur nos sites internet pour gérer vos préférences en terme de communication. Le cas échéant vous pourrez retirer votre consentement à l’utilisation de vos données à des fins commerciales à tout moment conformément aux modalités détaillées ci-après.

  • Assurer la préparation, le suivi et l’exécution d’un contrat conclu avec vous et/ou vos employeurs.
  • Constituer un fichier de membres inscrits, d’utilisateurs, de clients, prospects ainsi que des candidats à des recrutements offerts par XEBIA.
  • Effectuer des études de marché, des sondages, des enquêtes d’opinion ou de tendance.
  • Améliorer la qualité de nos produits, contrats et services et nous assurer de l’efficacité de nos campagnes de communication.
  • Communiquer sur des opportunités de recrutements de nouveaux collaborateurs.
  • Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, commandes, livraisons, factures, programmes de fidélité, suivis de la relation avec les clients.Gérer votre accès à certains services accessibles sur nos sites internet et applications et leur utilisation, tels que la participation à des forums de discussion ou des inscriptions à des formations.
  • Élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de nos sites internet, notamment en effectuant des mesures d'audience et de visualisation des différents contenu.
  • Organiser des jeux concours, loteries et toutes opérations promotionnelles à l’exclusion des jeux d’argent et de hasard réglementés.
  • Gérer la gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus.
  • Gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos produits et services.
  • Correspondre avec nos avocats, conseils ou tout autre intervenant (sous-traitants, fournisseurs, transporteurs, partenaires ou autres tiers intéressés).
  • Protéger nos droits : nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d'intérêts légaux (par exemple le recouvrement de sommes dues, la défense de nos droits de propriété intellectuelle), d'actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base de nos intérêts légitimes.
  • Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Les données traitées peuvent être agrégées en statistiques anonymisées à des fins d’enquêtes et d’études. Les résultats de ces enquêtes anonymes peuvent être transmis à nos partenaires.

Lorsqu’un consentement est nécessaire pour la mise en œuvre par XEBIA d’un traitement des données personnelles, nous procédons à l’information des personnes concernées et demandons leur consentement.

  • Avec qui partageons nous vos données personnelles ?

Nous sommes susceptibles de transférer et de divulguer vos données à :

  • toute société et/ou partenaire à qui nous devrions transmettre - avec votre accord - vos données personnelles, notamment à l’occasion d'événements et/ou de conférence;
  • des sous-traitants, des mandataires ou des prestataires de services qui travaillent pour nous (ce qui inclut leurs salariés et leurs dirigeants) ;
  • votre entreprise;
  • toute société (nouvelle ou potentielle) avec qui nous avons des liens capitalistiques directs et/ou indirects (par exemple si nous procédons à une restructuration ou à l’acquisition d’autres sociétés ou fusionnons avec d'autres sociétés) ou toute société qui procède à l’acquisition de tout ou partie d’une société avec qui nous avons des liens capitalistiques directs et/ou indirects ;
  • des régulateurs, la cellule TRACFIN, des autorités administratives indépendantes ou des organismes de résolution des litiges et afin de se conformer à leurs demandes ;
  • des sociétés qui réalisent des études commerciales ou de marché pour nous ;
  • toute autre personne impliquée en cas de litige ;
  • les autorités/juridictions judiciaires ou administratives
  • Comment assurons-nous la sécurité de vos données ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux enjeux afin de protéger vos données, notamment en recourant le cas échéant au chiffrement, à l'anonymisation et à la mise en place de procédures de sécurité physique pour minimiser les risques de pertes, d’altération, de communication à des tiers non autorisés.

Nos mesures de sécurité, applicables aux systèmes utilisés dans le traitement des données personnelles, visent à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de celles-ci, à tout moment et jusqu’à leur suppression de notre système d’information.

Ainsi, nous imposons à notre personnel et tous les tiers travaillant pour nous de respecter des normes strictes en matière de sécurité et de protection de l’information, y compris des obligations contractuelles aux termes desquelles ils s’engagent à protéger toutes les données et appliquer des mesures strictes en matière de transfert de données.

  • Quels sont vos droits en matière de données personnelles ?

Vous disposez de droits sur les données personnelles vous concernant, notamment :

  • le droit d’obtenir des informations sur les données que nous détenons sur vous et les traitements mis en œuvre ;
  • dans certaines circonstances, le droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données personnelles (veuillez noter que nous sommes susceptibles de continuer à traiter vos données personnelles si nous avons une raison légitime de le faire) ;
  • dans certaines circonstances, le droit de recevoir des données sous forme électronique et /ou de nous demander de transmettre ces informations à un tiers lorsque cela est techniquement possible (veuillez noter que ce droit n’est applicable qu’aux données que vous nous avez fournies) ;
  • le droit de modifier ou corriger vos données ;
  • le droit d’obtenir la confirmation que vos données personnelles font ou ne font plus l'objet d'un traitement ;
  • le droit de nous demander la suppression de vos données dans certaines circonstances (veuillez noter que des dispositions légales ou réglementaires ou des raisons légitimes peuvent nous imposer de conserver vos données) ;
  • le droit de nous demander de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos données, dans certaines circonstances (veuillez noter que nous sommes susceptibles de continuer à traiter vos données personnelles si nous avons une raison légitime de le faire).

Vous trouverez par ailleurs de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/ .

  • Quelle personne contacter pour faire valoir vos droits en matière de données personnelles ?

Outre la possibilité de vous rendre sur la page décidée de nos sites internet et applications pour gérer vos préférences en terme de communication, vous avez la faculté d’exercer vos droits en contactant notre Délégué à la protection des données (DPO) aux coordonnées mentionnées en début de la présente Politique.

Vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, à l’adresse suivante : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris - Cedex 07 ou par l’intermédiaire du site dédié de la CNIL.

  • Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire et, lorsque nous n’en aurons plus besoin, nous les détruirons en toute sécurité conformément à notre politique interne ou nous les rendrons totalement anonyme.

Nous conservons les données personnelles recueillies pour la durée nécessaire à l'accomplissement de nos obligations contractuelles, légales et réglementaires ou pour une autre durée définie en considération de la poursuite de nos intérêts légitimes, de nos contraintes opérationnelles et des réponses aux demandes des autorités judiciaires ou administratives.

Ainsi, et sauf cas particuliers, la conservation de vos données personnelles est soumise aux durées maximales suivantes :

  • S’agissant de la gestion de vos demandes d'informations : 3 ans à compter de la collecte ;
  • S’agissant des contacts avec nos clients, fournisseurs, prestataires et sous-traitants, les informations sont conservées - en majorité - pendant la durée de notre relation contractuelle et pendant une durée de 5 ans après la fin de notre relation contractuelle ;
  • S’agissant de la gestion de votre inscription à une newsletter : jusqu'à votre désabonnement via le lien de désinscription intégré aux newsletters;
  • Si vous êtes un prospect sans relation contractuelle et/ou commerciale établie, nous ne conserverons pas vos données au-delà de trois (3) ans après le dernier contact avec vous ;
  • S’agissant de l’élaboration de statistiques liées à notre politique de « cookies » : 13 mois à compter du premier dépôt dans votre terminal sauf cas particuliers (exigence légale, contrainte technique, etc ..),
  • S’agissant de la gestion de vos demandes de droits (notamment d'accès, de rectification et d'opposition) : 3 ans à compter de votre demande ;
  • Si vous êtes un candidat à un recrutement, veuillez noter que si vous n’êtes pas retenu, nous supprimerons toutes les informations que vous avez partagé avec nous au plus tard deux (2) ans après la collecte des informations ;
  • Les enregistrements de vidéo surveillance sont conservés pendant une durée d’un mois à compter de leur enregistrement, sauf circonstances particulières nécessitant leur conservation pour les besoins d’une enquête interne et/ou judiciaire ;
  • Les informations de connexion que nous collectons pour les finalités de sécurité, maintenance et amélioration mentionnées ci-dessus ne seront pas conservées au-delà d’un (1) an après la collecte.
  • Qu’attendons-nous de vous ?

Vous devez vous assurer que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour.

Vous devez également nous informer sans délai, de tout changement significatif dans votre situation.

Si vous nous fournissez des informations sur un tiers, vous devez vous assurer préalablement qu’il est d’accord.

  • Cookies

Des informations relatives à notre « politique cookies » sont également disponibles sur nos sites internet en cliquant sur ce lien.

  • Modifications

La présente Politique de confidentialité pourra évoluer en fonction des modifications du cadre légal et réglementaire, des évolutions techniques et organisationnelles, ainsi que des positions des autorités administratives (dont la CNIL). Par conséquent, XEBIA se réserve la faculté de procéder à des modifications à tout moment de la présente Politique et vous recommande de consulter régulièrement cette Politique.

La plupart de ces modifications devrait être mineure. En cas modifications importantes à notre Politique, nous publierons un avis visible sur la page d’accueil du site internet avant que la modification ne devienne effective.

En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation des cookies ou technologies similaires pour disposer de services et d'actualités adaptés à vos centres d'intérêts.